¿Hace tiempo que estás recibiendo esta notificación cuando entras a tu cuenta de Zoho Campaigns?
No te preocupes, es un cambio importante, pero manejable.
Zoho ha lanzado una nueva versión que mejora la forma en que se integran las aplicaciones, se gestionan los usuarios y se organiza la información dentro de la plataforma.
Aunque puede parecer un poco técnico al principio, en este artículo te explico de forma sencilla qué ha cambiado, qué implica para ti y qué pasos deberías seguir para adaptarte sin dolores de cabeza.
Importante: La migración es obligatoria y debe hacerse antes del 15 de marzo de 2025. Pero tranquilo, te explico aquí todo lo que necesitas saber para que el cambio sea lo más fluido posible.
¿Qué ha cambiado exactamente?
.Integraciones con otras aplicaciones
Solo los administradores de organización pueden configurarlas.
Solo se permite una sincronización por módulo.
Los contactos sincronizados se organizan ahora mediante segmentos.
Las integraciones antiguas dejarán de estar disponibles después del 15 de marzo.
.Gestión de usuarios
Se elimina la opción «Propio / Otros»: si tienes acceso a un módulo, ves todo su contenido.
Solo los administradores pueden crear campos personalizados o configurar integraciones.
Las pestañas de visibilidad por usuario también desaparecen.
Las direcciones de envío ahora son gestionables por el usuario que las creó y los administradores.
.Espacios de trabajo (Workspaces)
Todos los datos (usuarios, campañas, flujos, contactos) se moverán a un workspace predeterminado.
Solo los administradores pueden crear nuevos workspaces y asignar permisos.
Los administradores de workspace tienen acceso limitado al suyo, no a otros.
Los usuarios de un workspace no podrán ver lo que ocurre en otros.
¿Qué implica esto para ti?
Depende del rol que tengas dentro de tu cuenta de Zoho Campaigns, estos cambios pueden afectarte de diferentes formas:
Si eres administrador de la organización:
Tienes que hacer la migración antes del 15 de marzo.
Eres el único con permisos para configurar integraciones, crear workspaces y definir permisos.
Deberás reorganizar la estructura interna si trabajas con varios equipos o departamentos.
Si eres usuario sin rol de administrador:
Podrás acceder a toda la información de los módulos a los que tengas permiso, sin limitaciones por creador.
Ya no verás restricciones por pestañas o visibilidad limitada.
No podrás crear campos personalizados ni gestionar integraciones.
Si usas integraciones con otras aplicaciones (por ejemplo Zoho CRM):
Tendrás que revisar si hay integraciones antiguas que deben migrarse al nuevo modelo.
Solo se permitirá una sincronización por módulo, así que habrá que organizar bien qué datos sincronizar.
Cómo hacer la migración al nuevo modelo paso a paso
Importante: solo los administradores de organización pueden hacer la migración.
1️⃣. Accede al aviso de migración
. Al iniciar sesión, verás un aviso en tu panel de Zoho Campaigns indicando que debes migrar.
. Haz clic en “Migrate Now” o «Seguir» o bien ve a Ajustes > Integración > Aplicaciones.
2️⃣. Selecciona la aplicación a migrar
En la sección de aplicaciones, busca la que tiene el mensaje “Migration Required” (Migración requerida).
Haz clic ahí para iniciar el proceso.
Al iniciar sesión, verás un aviso en tu panel de Zoho Campaigns indicando que debes migrar.
3️⃣. Revisa los cambios
Se abrirá un popup que resume los cambios que implicará la migración para esa integración.
Léelo con atención y haz clic en “Proceed” (Continuar).
4️⃣. Selecciona la cuenta a mantener (si hay varias)
Si tenías más de una cuenta integrada con esa aplicación, deberás elegir una sola.
Esa será la que se conserve después de la migración. Las demás se eliminarán.
Haz clic en “Proceed” para continuar.
5️⃣. Confirma la migración
Aparecerá un mensaje final de confirmación.
Haz clic en “Migrate Now” para completar el proceso.
Una vez tengas finalizada la integración con todas las aplicaciones, la notificación se verá así:
Guía paso a paso: Migración al nuevo sistema de gestión de usuarios
1️⃣ Inicia la migración desde el aviso del Dashboard
Al acceder a Zoho Campaigns, verás una alerta en el panel principal.
Haz clic en «Switch Now» para comenzar.
2️⃣ Revisa los cambios que se aplicarán
Aparecerá un popup con un resumen de las modificaciones en el sistema.
📌 Léelo con atención y haz clic en «Continue«.
3️⃣ Consulta cómo se migrarán tus roles actuales
Verás una pestaña que explica cómo se adaptarán los roles existentes al nuevo sistema.
También se muestran los nuevos roles por defecto que sustituirán a los anteriores.
Tras leer esta parte, haz clic en «Continue».
ℹ️ Los roles personalizados existentes se migrarán con privilegios similares a los actuales.
4️⃣ Ejecuta la migración
Una vez estés listo, haz clic en «Switch Now» para confirmar.
⚠️ Esta acción no se puede deshacer: no podrás volver al sistema antiguo.
Cambios clave que debes conocer
Se elimina la opción “Propio / Otros”: si tienes acceso a un módulo, puedes ver toda la información, aunque con permisos limitados si no eres admin.
Se eliminan las restricciones de visibilidad por pestañas: ahora se ven todas las pestañas del módulo al que tengas acceso.
Las integraciones pasan a nivel de organización: solo los administradores pueden configurarlas y solo se permite una por servicio.
Cualquier usuario puede añadir una dirección de envío, pero solo podrá eliminarla si tiene los permisos adecuados.
Nuevos roles disponibles
Zoho ha creado un sistema de roles por defecto. Aquí te dejo un resumen claro:
Rol | Qué puede hacer |
Workspace Admin | Acceso completo al workspace. Puede invitar usuarios, enviar campañas, gestionar integraciones y autenticaciones. |
Manager | Puede invitar y eliminar usuarios del workspace, crear/enviar campañas, importar contactos y ver informes. |
Editor | Puede crear, editar y eliminar campañas y plantillas, y ver informes. |
Viewer | Solo puede ver informes. Ideal para usuarios que solo necesitan revisar resultados. |
¿Y después de la migración?
Una vez completes la migración al nuevo sistema de gestión de usuarios, verás que se ha creado una nueva sección en la configuración llamada “Workspace” (o “Espacios de trabajo”).
Desde allí podrás:
Gestionar los diferentes espacios de trabajo (si necesitas más de uno).
Asignar usuarios a cada espacio, con distintos niveles de permisos.
Acceder a opciones como: Gestión de usuarios. Roles y privilegio.Directivas de campaña.
Importante: Si solo tienes un equipo pequeño o trabajas tú solo, este espacio predeterminado será suficiente. Pero si gestionas varias marcas, departamentos o equipos distintos, puedes crear nuevos workspaces para mantener todo bien organizado.
Conclusión: haz la migración con confianza
Zoho Campaigns está evolucionando, y estos cambios en la gestión de usuarios, integraciones y espacios de trabajo buscan ofrecerte más control, orden y eficiencia en tus campañas.
Sabemos que enfrentarse a una migración puede generar dudas, pero si sigues los pasos que hemos compartido, el proceso será mucho más sencillo de lo que parece.
Además, una vez migrado, verás nuevas secciones como “Workspace”, donde podrás centralizar la configuración de usuarios, permisos y organización de tu equipo o campañas.
¿Te ayudamos con la migración?
En Sintaris podemos ayudarte a revisar tu configuración actual, planificar la migración y adaptarla a tu forma de trabajar.
Desde un acompañamiento puntual hasta una revisión completa de tu cuenta, estamos aquí para hacerte el camino más fácil.Escríbenos si quieres que te ayudemos a migrar antes del 15 de marzo.