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Caso real: el error que arruina tus campañas (cómo evitarlo)

Sintaris — Mon, 02 Jun 2025 09:55:59 +0000

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No cometas este error fatal si trabajas con Zoho Campaigns

Sintaris — Mon, 02 Jun 2025 09:42:41 +0000

Si alguna vez has importado una lista de contactos a Zoho Campaigns, te habrás encontrado con esta opción:

“Update subscription type for existing contacts”

Este checkbox, que a simple vista parece útil para mantener actualizada tu base de datos, puede convertirse en una trampa si no sabes exactamente qué hace.

¿Qué es lo que hace realmente?

Al marcarlo, Zoho Campaigns actualiza el tipo de suscripción de los contactos existentes. Eso incluye, por ejemplo, pasar contactos de No marketing a Marketing. Hasta aquí, parece lógico.

Pero el problema va más allá: también puede reactivar contactos que tú mismo habías dado de baja manualmente, sin ninguna advertencia.

Un caso real

Lo descubrimos revisando un contacto que había sido excluido por petición directa. Al importar un Excel con ese checkbox marcado, ese mismo contacto reapareció como suscriptor activo.

¿Por qué es tan grave?

Puedes estar enviando correos a personas que te pidieron explícitamente no recibir nada más.
Puedes incurrir en problemas legales o de reputación.
No hay forma sencilla de saber quiénes estaban dados de baja manualmente antes de la importación.

¿Cómo evitarlo?

No marques ese checkbox si no estás seguro del consentimiento actualizado de todos los contactos.
Revisa el estado de cada contacto antes de importar.
Lleva un registro de las bajas manuales.
Y sobre todo, establece un procedimiento claro para que esas bajas también se reflejen en otras herramientas (CRM, ERPs…).

¿Confuso? Lo sabemos

En Zoho Campaigns hay varios tipos de suscripción y cada uno se comporta distinto. Y sí, también afecta a lo que pagas cada mes.

Hemos preparado una cápsula completa en Sintaris Lab, nuestro espacio exclusivo para miembros, donde explicamos:

Qué significa realmente cada estado de suscripción.
Qué hace (y qué no) el checkbox de importación.
Qué pasa con la facturación según el estado.
Y cómo evitar errores que pueden pasarte factura (literalmente).

Accede aquí [Disponible para miembros de Sintaris Lab]

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¿Demasiados rebotes en tu última campaña? Esto es lo que necesitas saber

Sintaris — Mon, 12 May 2025 08:29:23 +0000

¿Has recibido demasiados rebotes en tu última campaña? Esto es lo que necesitas saber

Lanzas una campaña desde Zoho Campaigns. Has preparado el contenido, eliges la lista y haces el envío. En muchos casos, esa lista incluye toda tu base de datos. Después de todo, si están ahí, ¿por qué no enviarles también?

Pero cuando revisas el informe, algo te llama la atención: una cantidad inesperadamente alta de rebotes. Algunos son temporales. Otros, definitivos. Y si el volumen es alto, incluso Zoho Campaigns te muestra una advertencia directa:

“Tu campaña ha tenido una tasa elevada de rebotes. Revisa tu lista antes de seguir enviando.”

Y ahí empieza la verdadera pregunta:
¿Qué significa esto en la práctica?
¿Qué hay que hacer ahora?

Cuando un correo electrónico rebota con error permanente (hard bounce), Zoho Campaigns lo bloquea automáticamente: lo elimina de todas las listas y deja de enviarle correos. Esta parte está resuelta.

El problema es lo que viene después.

Ese mismo contacto sigue existiendo en Zoho CRM como si nada hubiera pasado.
No hay campos que lo indiquen.
No hay alertas visibles.
Y mientras tanto, el equipo comercial puede seguir escribiéndole, o los automatismos del sistema seguir enviando presupuestos, facturas o correos de seguimiento… que nunca llegarán a destino.

¿Y si todos los contactos de una empresa rebotan?

Esa empresa queda completamente incomunicada.
Y nadie lo sabrá.

Seguirás escribiéndoles.
Seguirás esperando una respuesta.
Pero ellos no reciben nada.

Este es uno de esos problemas que no se ven fácilmente. A veces porque no sabemos dónde mirar, y otras porque el sistema no nos lo muestra.

La realidad es que, en muchos casos, la mitad del problema está en Campaigns… y la otra mitad en CRM.

Según un estudio de ZeroBounce, hasta un 28% de los correos de tu base de datos pueden volverse inválidos cada año. Personas cambian de trabajo. Cuentas de correo dejan de existir. Los datos envejecen. Y si no haces nada, esa degradación impacta directamente en tu entregabilidad, en tu reputación como remitente… y en tus resultados.

Por eso hemos preparado una cápsula completa

Un contenido claro, técnico y accionable donde te explicamos:

Qué ocurre exactamente cuando un contacto rebota en Zoho Campaigns
Por qué ese rebote no se refleja en CRM
Qué riesgos reales tiene esto para tus procesos comerciales y de comunicación
Cómo identificar cuándo una empresa puede haber quedado incomunicada
Qué aspectos afectan a la reputación de tu dominio (y cómo evitar caer en errores comunes)

Accede a la cápsula completa aquí → Sintaris Lab

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Rebotes en Zoho Campaigns: entregabilidad, reputación y riesgos invisibles

Sintaris — Mon, 12 May 2025 07:50:18 +0000

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Guía práctica para migrar a la nueva versión de Zoho Campaigns

Sintaris — Thu, 13 Mar 2025 14:24:01 +0000

¿Hace tiempo que estás recibiendo esta notificación cuando entras a tu cuenta de Zoho Campaigns?

No te preocupes, es un cambio importante, pero manejable.

Zoho ha lanzado una nueva versión que mejora la forma en que se integran las aplicaciones, se gestionan los usuarios y se organiza la información dentro de la plataforma.

Aunque puede parecer un poco técnico al principio, en este artículo te explico de forma sencilla qué ha cambiado, qué implica para ti y qué pasos deberías seguir para adaptarte sin dolores de cabeza.

Importante: La migración es obligatoria y debe hacerse antes del 15 de marzo de 2025. Pero tranquilo, te explico aquí todo lo que necesitas saber para que el cambio sea lo más fluido posible.

¿Qué ha cambiado exactamente?

.Integraciones con otras aplicaciones

- Solo los administradores de organización pueden configurarlas.
- Solo se permite una sincronización por módulo.
- Los contactos sincronizados se organizan ahora mediante segmentos.
- Las integraciones antiguas dejarán de estar disponibles después del 15 de marzo.

.Gestión de usuarios

- Se elimina la opción «Propio / Otros»: si tienes acceso a un módulo, ves todo su contenido.
- Solo los administradores pueden crear campos personalizados o configurar integraciones.
- Las pestañas de visibilidad por usuario también desaparecen.
- Las direcciones de envío ahora son gestionables por el usuario que las creó y los administradores.

.Espacios de trabajo (Workspaces)

- Todos los datos (usuarios, campañas, flujos, contactos) se moverán a un workspace predeterminado.
- Solo los administradores pueden crear nuevos workspaces y asignar permisos.
- Los administradores de workspace tienen acceso limitado al suyo, no a otros.
- Los usuarios de un workspace no podrán ver lo que ocurre en otros.

¿Qué implica esto para ti?

Depende del rol que tengas dentro de tu cuenta de Zoho Campaigns, estos cambios pueden afectarte de diferentes formas:

Si eres administrador de la organización:

Tienes que hacer la migración antes del 15 de marzo.
Eres el único con permisos para configurar integraciones, crear workspaces y definir permisos.
Deberás reorganizar la estructura interna si trabajas con varios equipos o departamentos.

Si eres usuario sin rol de administrador:

Podrás acceder a toda la información de los módulos a los que tengas permiso, sin limitaciones por creador.
Ya no verás restricciones por pestañas o visibilidad limitada.
No podrás crear campos personalizados ni gestionar integraciones.

Si usas integraciones con otras aplicaciones (por ejemplo Zoho CRM):

Tendrás que revisar si hay integraciones antiguas que deben migrarse al nuevo modelo.

Solo se permitirá una sincronización por módulo, así que habrá que organizar bien qué datos sincronizar.

Cómo hacer la migración al nuevo modelo paso a paso

Importante: solo los administradores de organización pueden hacer la migración.

1⃣. Accede al aviso de migración

. Al iniciar sesión, verás un aviso en tu panel de Zoho Campaigns indicando que debes migrar.

. Haz clic en “Migrate Now” o «Seguir» o bien ve a Ajustes > Integración > Aplicaciones.

2⃣. Selecciona la aplicación a migrar

En la sección de aplicaciones, busca la que tiene el mensaje “Migration Required” (Migración requerida).
Haz clic ahí para iniciar el proceso.

Al iniciar sesión, verás un aviso en tu panel de Zoho Campaigns indicando que debes migrar.

3⃣. Revisa los cambios

Se abrirá un popup que resume los cambios que implicará la migración para esa integración.
Léelo con atención y haz clic en “Proceed” (Continuar).

4⃣. Selecciona la cuenta a mantener (si hay varias)

Si tenías más de una cuenta integrada con esa aplicación, deberás elegir una sola.
Esa será la que se conserve después de la migración. Las demás se eliminarán.
Haz clic en “Proceed” para continuar.

5⃣. Confirma la migración

Aparecerá un mensaje final de confirmación.
Haz clic en “Migrate Now” para completar el proceso.

Una vez tengas finalizada la integración con todas las aplicaciones, la notificación se verá así:

Guía paso a paso: Migración al nuevo sistema de gestión de usuarios

1⃣ Inicia la migración desde el aviso del Dashboard

Al acceder a Zoho Campaigns, verás una alerta en el panel principal.
Haz clic en «Switch Now» para comenzar.

2⃣ Revisa los cambios que se aplicarán

Aparecerá un popup con un resumen de las modificaciones en el sistema.
Léelo con atención y haz clic en «Continue«.

3⃣ Consulta cómo se migrarán tus roles actuales

Verás una pestaña que explica cómo se adaptarán los roles existentes al nuevo sistema.
También se muestran los nuevos roles por defecto que sustituirán a los anteriores.
Tras leer esta parte, haz clic en «Continue».

Los roles personalizados existentes se migrarán con privilegios similares a los actuales.

4⃣ Ejecuta la migración

Una vez estés listo, haz clic en «Switch Now» para confirmar.
Esta acción no se puede deshacer: no podrás volver al sistema antiguo.

Cambios clave que debes conocer

Se elimina la opción “Propio / Otros”: si tienes acceso a un módulo, puedes ver toda la información, aunque con permisos limitados si no eres admin.
Se eliminan las restricciones de visibilidad por pestañas: ahora se ven todas las pestañas del módulo al que tengas acceso.
Las integraciones pasan a nivel de organización: solo los administradores pueden configurarlas y solo se permite una por servicio.
Cualquier usuario puede añadir una dirección de envío, pero solo podrá eliminarla si tiene los permisos adecuados.

Nuevos roles disponibles

Zoho ha creado un sistema de roles por defecto. Aquí te dejo un resumen claro:

Rol	Qué puede hacer
Workspace Admin	Acceso completo al workspace. Puede invitar usuarios, enviar campañas, gestionar integraciones y autenticaciones.
Manager	Puede invitar y eliminar usuarios del workspace, crear/enviar campañas, importar contactos y ver informes.
Editor	Puede crear, editar y eliminar campañas y plantillas, y ver informes.
Viewer	Solo puede ver informes. Ideal para usuarios que solo necesitan revisar resultados.

¿Y después de la migración?

Una vez completes la migración al nuevo sistema de gestión de usuarios, verás que se ha creado una nueva sección en la configuración llamada “Workspace” (o “Espacios de trabajo”).

Desde allí podrás:

Gestionar los diferentes espacios de trabajo (si necesitas más de uno).
Asignar usuarios a cada espacio, con distintos niveles de permisos.
Acceder a opciones como: Gestión de usuarios. Roles y privilegio.Directivas de campaña.
Importante: Si solo tienes un equipo pequeño o trabajas tú solo, este espacio predeterminado será suficiente. Pero si gestionas varias marcas, departamentos o equipos distintos, puedes crear nuevos workspaces para mantener todo bien organizado.
Conclusión: haz la migración con confianza

Zoho Campaigns está evolucionando, y estos cambios en la gestión de usuarios, integraciones y espacios de trabajo buscan ofrecerte más control, orden y eficiencia en tus campañas.
Sabemos que enfrentarse a una migración puede generar dudas, pero si sigues los pasos que hemos compartido, el proceso será mucho más sencillo de lo que parece.
Además, una vez migrado, verás nuevas secciones como “Workspace”, donde podrás centralizar la configuración de usuarios, permisos y organización de tu equipo o campañas.
¿Te ayudamos con la migración?

En Sintaris podemos ayudarte a revisar tu configuración actual, planificar la migración y adaptarla a tu forma de trabajar.
Desde un acompañamiento puntual hasta una revisión completa de tu cuenta, estamos aquí para hacerte el camino más fácil.
Escríbenos si quieres que te ayudemos a migrar antes del 15 de marzo.

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